Die Stadt Wädenswil betreibt einen zentralen Rechnungseingang für PDF-Rechnungen per E-Mail und Papierrechnungen per Post.

Alle Rechnungen (Ausnahmen siehe unten) werden mittels Workflowtechnologie zentral durch die Dienststelle Rechnungswesen der Stadt Wädenswil erfasst. Dies ermöglicht eine effiziente Verarbeitung sowie eine rasche Zuordnung der eingegangenen Rechnungen.

Um eine effiziente Bearbeitung der Rechnung zu gewährleisten, bitten wir alle Rechnungssteller folgenden Ablauf zu beachten:

Referenzcode
Damit die Rechnung (PDF- oder Papierrechnung) der intern zuständigen Stelle zugeordnet werden kann, muss auf jeder Rechnung der korrekte Referenzcode angegeben werden. Dies kann z. B. unter "Ihre Referenz" erfolgen. Der korrekte Referenzcode und allfällige zusätzlich benötigte Informationen wie z. B. Kostenstelle, Projektnummer etc. werden bei der Bestellung oder Auftragserteilung von der zuständigen Stelle mitgeteilt.

Der Referenzcode kann für einzelne Aufträge oder Bestellungen unterschiedlich sein. Es ist immer der Referenzcode anzugeben, der sich auf das betreffende Vertragsverhältnis bezieht. Der Referenzcode hat das Format KWF[Referenz-Code] und beginnt immer mit KWF.

Ist kein Feld wie "Ihre Referenz" oder dergleichen vorhanden, ist der Referenzcode in die Adresse zu übernehmen:

Stadt Wädenswil
Zentraler Rechnungseingang
KWF[Referenz-Code]
Postfach
8820 Wädenswil

Rechnungsadresse (PDF- und Papierrechnung)
Alle Rechnungen (Ausnahmen siehe unten) sind wie folgt zu adressieren:

Stadt Wädenswil
Zentraler Rechnungseingang
Postfach
8820 Wädenswil

Rechnungseingang per E-Mail
Eine PDF-Rechnung ist an die E-Mail-Adresse refi@waedenswil.ch zu senden. Um eine automatisierte Verarbeitung zu gewährleisten, beachten Sie bitte die folgenden Bedingungen:

• Pro E-Mail kann nur eine Rechnung als PDF-Anhang verarbeitet werden.
  Mehrere PDF-Dateien in einer E-Mail können nicht verarbeitet werden.
• Anlagen oder Zusatzinformationen können aus technischen Gründen nicht verarbeitet werden. Diese sowie korrigierte PDF-Rechnungen (bereits zugestellte), Zahlungserinnerungen, Gutschriften, Verträge und sonstige Korrespondenz sind an die zuständige Stelle zu senden.
• Texte in E-Mails werden nicht berücksichtigt

Rechnungseingang per Post
Der Rechnungseingang per E-Mail wird bevorzugt. Rechnungen in Papierform können jedoch weiterhin an die Stadt Wädenswil gesandt werden. Die Rechnungen sind an folgende Adresse zu senden:

Stadt Wädenswil
Zentraler Rechnungseingang
Postfach
8820 Wädenswil

Rückweisung und Zahlungsverzögerungen
Abweichungen vom vorgegebenen Ablauf können zur Rückweisung der Rechnung oder zu Zahlungsverzögerungen führen.

Ausnahmen
Rechnungen an die Abteilung Werke, an das Alterszentrum Frohmatt und bestimmte Rechnungen an die Sozialen Dienste haben eigene Abläufe und unterliegen nicht diesen Anforderungen.

Kontakt
Fragen zu den Prozessen beantworten die Mitarbeitenden der Dienststelle Rechnungswesen gerne.

Rechnungswesen
Florhofstrasse 6
Postfach
8820 Wädenswil
Telefon 044 789 72 44
rechnungswesen@waedenswil.ch